Trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ dự án marketing nào, thống nhất brief luôn là bước quan trọng nhất. Với content mới vào nghề, bạn cần tìm hiểu thật kỹ về brief cũng như cách thức làm việc hiệu quả với công cụ này.

Mục lục

1. Khái niệm Brief trong lĩnh vực Marketing
2. Brief trong bộ phận Marketing của doanh nghiệp (In-house)
   1. Cách sử dụng Brief trong nội bộ team Marketing
   2. Mẫu brief tham khảo
3. Brief trong Agency (Phòng marketing thuê ngoài / Outsource)
   1. Các loại brief và cách sử dụng
   2. Một số mẫu brief tham khảo
4. Những lưu ý quan trọng về brief cho content writer

Khái niệm Brief trong lĩnh vực Marketing

Brief trong Marketing được hiểu là bản tóm tắt tất cả những yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ quảng cáo, truyền thông. Brief chứa đầy đủ thông tin cần thiết để các bộ phận liên quan thực hiện sản phẩm theo đúng yêu cầu đặt hàng. Như David Ogilvy đã từng nói : “give me the freedom of a tight brief” để khẳng định một brief lý tưởng nhất chính là vừa chặt chẽ mà phải đủ khoảng trống cho người làm nội dung thỏa sức sáng tạo.

Hiện tại, brief được trình bày dưới nhiều format như văn bản, lời nói, bảng biểu và powerpoint. Tùy vào mỗi công ty sẽ có quy ước brief khác nhau để quy trình làm việc hiệu quả hơn. Mình sẽ giới thiệu chi tiết hơn về brief được sử dụng như thế nào ở cả hai môi trường in-house và agency.

Brief trong bộ phận Marketing của doanh nghiệp (In-house)

Với đặc trưng chỉ thực hiện các chiến dịch marketing cho nội bộ, phòng marketing của doanh nghiệp thường không quá khắt khe với brief. Ở đây chỉ sử dụng creative brief mà thôi. Sau khi có master plan, các bộ phận liên quan sẽ lên creative plan và chuyển đến cho copywriter cũng như designer thực hiện. Thường thì feedback được gửi song song cho đến khi sản phẩm đạt yêu cầu và được duyệt.

Để quy trình làm việc của phòng hiệu quả, việc sử dụng brief và thống nhất brief là vô cùng quan trọng. Sẽ tiết kiệm thời gian cũng như tâm sức sáng tạo biết bao nếu người đặt hàng và người thực hiện cùng tuân thủ brief đã thống nhất ngay từ đầu.

Một cuộc họp của phòng marketing trong doanh nghiệp. Nguồn ảnh: smartworks coworking/Unsplash

Tuy vậy, trên thực tế nhiều công ty không quan tâm lắm vấn đề này, dẫn đến nhiều lúc khối lượng công việc lúc thì khổng lồ, lúc thì tí hon. Một designer quen làm việc ở môi trường agency sẽ thấy ngạc nhiên khi ở doanh nghiệp bạn ấy có khi cả ngày chỉ quay quanh task 1 chiếc Art Word nho nhỏ cho bài post fanpage. Vậy nên timeline cho một project ở doanh nghiệp khá là “linh hoạt”, copywriter làm việc ở môi trường này hãy nhanh chóng làm quen và thích nghi nhé.

Cách sử dụng Brief trong nội bộ team Marketing

Quy trình làm việc với brief trong team Marketing inhouse thường có 3 vị trí tham gia: Người tạo brief, người nhận brief và người duyệt. Ở một số công ty, người tạo brief và người duyệt là một, nhưng thông thường cấp quản lý sẽ không có nhiều thời gian để tạo từng creative brief nên chỉ kiểm duyệt air thành phẩm cuối cùng.

Dựa vào master plan, copywriter xác định message và timeline project/ task rồi tạo creative brief Art word/ KV gửi designer thực hiện song song với quá trình sản xuất nội dung chữ. Với project sản xuất video thì quy trình khác ở chỗ brief và công tác chuẩn bị phải được hoàn tất trước khi bấm máy thực hiện.

Trao đổi trực tiếp để có bản brief dễ hiểu nhất. Nguồn ảnh: Scott Graham/Unsplash

Đối với các bạn copywriter mới vào nghề, bạn cần làm quen với tình huống bạn là người vừa lên brief gửi sếp duyệt và tự hoàn thành. Có lúc sếp không duyệt creative brief, chỉ duyệt sản phẩm cuối cùng nên bạn đừng quá cứng nhắc về quy trình nếu chọn làm việc ở client (team marketing in-house).

Xem thêm: Cách phát triển nội dung kênh social media

Mẫu brief tham khảo

Bên dưới làm mẫu brief copywriter dùng để “order” artword/key visual mà mình từng dùng. Những nội dung quan trọng cần có là deadline, message, mục đích sử dụng (thuộc campaigne nào), kích thước, định dạng file. Nếu bạn đã hình dung chi tiết concept, mood của thành phẩm, bạn cần mô tả chi tiết hoặc đính kèm link tham khảo để designer dễ làm việc và tiết kiệm thời gian sửa chữa hơn.

Tương tự, creative brief của content text (blog, page post) cũng vậy.

Mẫu brief dùng cho copywriter và designer team marketing in-house

Tham khảo mẫu brief bài viết blog cho content writer.

Brief trong Agency (Phòng marketing thuê ngoài / Outsource)

Trong môi trường agency, brief đóng vai trò vô cùng quan trọng, là “đầu câu chuyện” cho mọi chiến dịch, công việc nội bộ. Với đặc thù thực hiện cùng lúc nhiều chiến dịch cho nhiều nhãn hàng, công ty (được gọi là client), agency buộc phải có quy trình rõ ràng, nhịp nhàng và hiệu quả. Trong quy trình đó, brief ở vị trí trung tâm. Hãy thử tưởng tượng, bạn lên một chiến dịch quảng cáo cho khách hàng nhưng chưa thống nhất rõ ràng các tiêu chí đánh giá, nội dung hạng mục cũng như timeline thì làm sao bạn có thể thanh lý và quyết toán hợp đồng? Về lâu dài, bạn cũng không giữ chân được khách hàng và cũng khó lòng có chỗ đứng riêng trên thị trường.

Client và Agency briefing cùng nhau qua các cuộc họp. Nguồn ảnh: Annie Spratt Unsplash

Với mình thời gian làm việc ở agency không nhiều nên chia sẻ về brief trong môi trường này sẽ không sâu sắc bằng các blogger khác. Tuy vậy, mình cũng tổng hợp và gửi đến bạn những thông tin cơ bản nhất ở bên dưới.

Các loại brief và cách sử dụng

Bất kỳ client nào làm việc với agency đều làm việc theo 2 loại brief, đó là communication brief và creative brief. Hai brief này được dùng song song với nhau trong mọi dự án.

Communication brief là brief được dùng giữa client và account của agency. Đây là văn bản thể hiện tất cả thông tin dự án bao gồm thông tin thương hiệu (Project,Client/Brand), thị trường – khách hàng mục tiêu (Brand Background,Target Audience,Coverage), yêu cầu của client (Project Description, Objectives, Message), ngân sách (Budget) và thời gian thực hiện (Timing). Dựa vào communication brief, bộ phận Account có thể tư vấn chiến lược quảng cáo hiệu quả nhất.

Communication brief thể hiện đầy đủ thông tin của dự án. Nguồn ảnh: Firmbeecom/Unsplash

Creative brief là brief sử dụng nội bộ giữa account và creative team. Sau khi thống nhất với client bằng bản communication brief, account sẽ chắt lọc thông tin liên quan nhất đến phần thực thi chiến dịch. Tại sao không chuyển luôn communication brief cho creative team? Vì communication brief chứa nhiều thông tin vĩ mô như nghiên cứu thị trường và thương hiệu, những thông tin này trình bày dài dòng sẽ khiến creator khó tập trung vào điểm chính để định hướng sáng tạo. Do đó sử dụng creative brief sẽ tối ưu hơn.

Creative brief mang tính định hướng sáng tạo. Nguồn ảnh: marketoonist.com

Creative brief thường thể hiện các ý chính: hạng mục công việc - Job Description, thông tin khách hàng mục tiêu/ đối tượng người xem quảng cáo (Target Audience), điểm khác biệt của sản phẩm, thương hiệu (USP, SMP), mục tiêu kêu gọi hành động (key response) và ngân sách (budget). Tùy từng hạng mục, creative brief sẽ có thông tin chi tiết hơn để các creator dễ dàng nắm bắt và làm nội dung tốt nhất.

Xem thêm: Bài viết chuẩn SEO

Một số mẫu brief tham khảo

Mình có sưu tầm một số mẫu brief được anh chị em chuyên làm agency chia sẻ. Bạn có thể tham khảo và hình dung được văn bản này khi mới vào nghề.

Mẫu creative brief cho designer. Nguồn: Nguyễn Hoài Thương

Mẫu creative brief cho copywriter. Nguồn: Nguyễn Hoài Thương

** Hình ảnh trên là của chị Nguyễn Hoài Thương chia sẻ trên group Tâm sự content, mình để link google drive chính chủ để bạn xem bản đầy đủ hơn:https://drive.google.com/drive/folders/1QZKiRm4lA5PgdcGyIVXRNxzrfXAreSys?usp=sharing

Những lưu ý quan trọng về brief cho content writer

1. Brief càng rõ ràng thì hạng mục càng dễ thực hiện. Tuy nhiên nhiều trường hợp quản lý (hoặc người tạo brief) còn chưa hình dung được thành phẩm họ muốn như thế nào thì bạn (người thực hiện hạng mục đó) cần linh hoạt, tìm một số mẫu tham khảo và thảo luận trước khi làm để tránh mất thời gian.

2. Khi nhận brief, bạn không rõ ý nào hãy hỏi lại thật kỹ. Tự suy diễn hay đoán mò rồi im lặng thực hiện sẽ có rủi ro cao và bạn dễ bị khiển trách nếu làm sai brief.

Quá trình thực hiện theo brief cần linh hoạt và tương tác liên tục với đồng nghiệp. Nguồn ảnh: Tima Miroshnichenko/Pexels

1. Hãy tập thích nghi với mẫu brief cũng như quy trình đã có sẵn của công ty khi bạn mới vào. Nếu nó có điểm hạn chế, hãy góp ý khéo léo vào thời điểm phù hợp.

2. Nên lưu lại những mẫu brief ưng ý, bạn sẽ cần dùng đến khi được yêu cầu tạo brief cho người khác hoặc xây dựng quy trình mới.

3. Bạn sẽ làm việc rất nhiều với designer và digital, do đó bạn cần ngồi lại và thống nhất cách làm việc với 2 bộ phận này để tránh mất thời gian và ảnh hưởng đến hòa khí.

4. Hãy giữ tinh thần chủ động và trách nhiệm trong công việc dù là người nhận brief hay là người tạo brief rồi giao cho người khác thực hiện.

Với những chia sẻ trên đây của mình về brief, hy vọng content writer, copywriter mới vào nghề sẽ có thêm thông tin và định hướng tốt hơn khi làm việc. Đừng quên theo dõi series bài viết về nghề content trên blog của mình bạn nhé!